Wat betekent modern debiteurenbeheer in de praktijk?

Debiteurenbeheer moet er in de praktijk voor zorgen dat bedrijven winst maken door veilig te verkopen. Dat is niet hetzelfde als voorafbetaling of contante transacties. Het is nog steeds mogelijk om zonder risico en mét betalingstermijn te verkopen. En dat verdient aanmoediging, want krediet verhoogt de koopkracht en stimuleert de economie. Geef uw klant dus krediet wanneer die het waard is. Waar komt anders het begrip ‘kredietwaardigheid’ vandaan?

Debiteurenbeheer vereist een multidisciplinaire aanpak en vooral een positieve visie. Het remt de verkoop niet. Integendeel, het stimuleert en verbetert de verkoop. In dit blog leg ik uit wat debiteurenbeheer volgens de definitie inhoudt en geef ik een aantal praktische tips. 

Definitie van debiteurenbeheer

Debiteurenbeheer is meer dan klantenrisico’s beheersen. Het omvat alles wat nodig is om de kosten op prospecten, klanten en debiteuren te minimaliseren zonder commerciële  kansen  te laten liggen. Zo maximaliseert u de omzet én winst.
Dit betekent dat u moet weten met wie u zakendoet. Gebruik daarbij alle relevante data die beschikbaar zijn. Intern en extern. Over de individuele klant, maar ook de markt. Integreer het databeheer. Maak een duidelijk onderscheid tussen marketinginformatie, data-informatie en bedrijfsinformatie zodat u op een gezonde basis kan selecteren, segmenteren, waarnemen en onderzoeken. Maak vervolgens goede afspraken. Het ene impliceert het andere.
Hieronder vindt u enkele losse tips bij het debiteurenbeheer:

• Denk marketinggericht: welke klanten zijn de moeite waard om te benaderen? In welke klanten willen we investeren om een gezonde relatie uit te bouwen?
• Denk verkoopgericht: verstrek kredietlijnen in plaats van kredietlimieten. Leg de nadruk op het ‘proces’ in plaats van op het eindpunt.
• Denk productie(f): hoe kunnen we de kwaliteit van onze diensten, producten en service verbeteren?
• Denk servicegericht: de klanten betalen ons loon, zij verdienen onze aandacht.
• Denk klantgericht: beschouw een debiteur niet langer als debiteur, maar als klant. 
• Denk logistiek: hoe kunnen we zorgen voor …?
• Denk omzetgericht: ‘keep them active, keep them buying.’
• Denk financieel: de verkoop is pas afgerond als het geld op de rekening staat. 
• Denk positief: Blijf positief denken; dus niet “nee” maar “ja graag”.

De link tussen al deze denkwijzen is de creditmanager. Die dient hoog in het management te staan om gepaste beslissingen te kunnen nemen.

Elektronische facturatie en aanmaningen versturen

Soms komt het ondanks uw goede debiteurenbeheer toch voor dat de factuur onbetaald blijft. ‘Ik heb de factuur niet ontvangen’ is het meest gebruikte excuus om niet te betalen. De eenvoudigste oplossing hiervoor is elektronische facturatie. Elektronische en papieren facturen zijn gelijk. Een factuur in pdf- vorm, verstuurd per mail is bijvoorbeeld ook een geldige factuur.