Aandachtspunten bij eFacturatie

Veel ondernemers zweren nog bij facturen per post. Factuur afdrukken, in de envelop, postzegel erop en op de bus. Op zich is dat prima, maar het kan efficiënter. Heeft u weleens aan digitaal factureren, oftewel efacturatie, gedacht?

Elektronisch factureren = sneller betaald krijgen

Terwijl de rest van de wereld digitaliseert, blijft het facturatieproces bij veel bedrijven nog achter. Dit terwijl e-invoicing veel voordelen biedt: 

• Het maken en verzenden van facturen is goedkoper.
• U heeft een goed overzicht van de onbetaalde facturen in het systeem.
• De software stuurt automatisch herinneringen uit. 
• U bent sneller met het versturen van uw facturen, en volgt ze beter op. Dit zorgt voor een snellere betaling en betere cashflow.  

Hoe start u met eFacturatie? 

Hoe zet u snel een goed werkend digitaal facturatiesysteem op? Kijk naar deze 8 aandachtspunten.

• Kies de IT-tool die u past. U heeft ze in alle prijsklassen. Vraag een gratis testperiode aan, zodat direct merkt of het systeem bij u past.
• Kies voor een open systeem dat u direct of later in een CRM-systeem kunt integreren. Of voorzie koppelingen naar het bestaande klantensysteem.
• Zorg voor correcte data van uw klanten. Zo gaan uw facturen naar het juiste adres en de juiste contactpersonen.
• Er zijn systemen die offertes direct in facturen kunnen omzetten. Is dit handig voor uw organisatie? Check dan of deze functionaliteit bestaat in het systeem dat ui uitkoest. 
• U heeft een systeem uitgekozen? Zorg dan dat u de eFactuur direct naar de juiste contactpersoon stuurt, na het afsluiten van het project, of maandelijks volgens gewerkte uren en geleverde goederen.
• Programmeer vooraf aanmaningen voor onbetaalde facturen en denk na over een juiste timing en tone-of-voice. Blijf in uw aanmaningen heel beleefd, puur informatief en ondersteunend naar uw klant. Mail telkens opnieuw alle betalingsinformatie. Uw systeem kan deze zelf invoeren in de herinnering, waar en hoe u dat wilt.
• Koppel automatisch administratieve kosten en rente aan deze aanmaningen. Reken deze niet aan vanaf uw eerste herinnering, omdat deze vooral als vriendelijk geheugensteuntje bedoeld is.
• Stel een alert in dat u eraan herinnert wanneer u vervolgstappen moet ondernemen. Bepaalde systemen kunnen zelf zorgen voor een aangetekende brief. U kunt dit zelfs koppelen aan een systeem dat communiceert met een incassobureau dat direct het dossier in behandeling kan nemen. Kijk hiervoor naar software dat uw debiteurenbeheer automatiseert.

Zijn er ook nadelen?

Toch is er ook een nadeel. Let erop dat u uw aanmaningen persoonlijk houdt. Wanneer de klant merkt dat het een automatisch systeem is en hij niet met een mens te maken heeft, zakt de betalingsbereidheid. Dit geldt ook wanneer u dreigt met rentekosten, maar ze nooit aanrekent. Hoe persoonlijker, hoe sneller de klant geneigd zal zijn te betalen.