Betalen, betalen, betalen. Youp van ’t Hek maakte er al eens een leuk liedje over. Het is een van de vervelendste bijkomstigheden van het zakendoen. Minstens zo vervelend is het om achter uw centen aan te moeten zitten. Doet u dat niet, dan wordt het weleens tijd een vergunning aan te vragen bij De Nederlandsche Bank. U bent dan namelijk niets meer of minder dan een ‘financiële instelling’; u financiert op deze manier uw afnemers. ’
Wanneer u onvoldoende tijd steekt in het nabellen van uw facturen of het inregelen van een goed creditmanagement proces, is de kans op wanbetaling en zelfs een faillissement veel groter. Blijf uw afnemers dus achter de vodden aan zitten, maar doe dit wel op een effectieve manier. Hier leest u acht tips voor een goede betalingsherinnering.
Een betalingsherinnering is nog geen aanmaning! Blijf in de herinnering vriendelijk. In deze fase is het belangrijk u te realiseren dat de klant inderdaad gewoon vergeten kan zijn te betalen. Een aanmaning daarentegen mag wat dwingender van aard zijn. Meer over aanmaningen kunt u hier lezen.
Het is belangrijk dat uw afnemer direct kan handelen op basis van uw betalingsherinnering, zelfs als de factuur kwijt is geraakt. Zorg daarom dat op de betalingsherinnering alle informatie staat die de klant nodig heeft om het bedrag meteen over te kunnen maken.
Sales kent uw debiteur als klant. Het zijn immers een en de zelfde partij. De account manager hoort op de hoogte te zijn van de betalingsmoraal van zijn klant. Sowieso mag sales zich wat meer bekommeren om openstaande facturen. Omzet is immers pas omzet als het geld binnen is.
Op uw betalingsherinnering hoort iets te staan als: “verzoek ik u binnen 5-10 dagen zorg te dragen voor betaling”. Maak deze termijn niet te ruim, de klant is immers al te laat. U mag best van hem of haar verwachten dat er na de herinnering binnen een paar dagen betaald wordt.
Maak tussen de regels door duidelijk dat u meteen in de gaten hebt wanneer een factuur te laat is. Laat merken dat u uw zaken goed op orde heeft. Als een klant merkt dat uw administratie een chaos is, zal dat zijn betalingsmoraal niet ten goede komen.
Het is zaak de klant niet gelijk tegen de haren in te strijken. Zorg voor een neutrale toon zodat uw klant de betalingsherinnering niet opvat als een motie van wantrouwen.
Geef uw klant een relatief korte termijn voor het alsnog voldoen van de factuur. Zorg wel dat u meteen na afloop van deze termijn (dit is allemaal te automatiseren) aan de telefoon hangt. Anders kunt u er net zo goed geen termijn in zetten. De klant moet weten dat u het serieus neemt.
Het kan natuurlijk zijn dat uw klant net betaald heeft, dat gebeurt heel vaak (“Oh ja, die heb ik net betaald/ wilde ik net betalen!”). Sluit daarom altijd af met de klassieker: “voor zover deze brief uw betaling heeft gekruist, kunt u hem als niet verzonden beschouwen."
Whitepapers
De laatste best practices in credit, risk en data management.
Het debiteurenrisico van uw bedrijf verkleinen
4 instrumenten om uw debiteurenrisico te verkleinen
Hoe kunt u wanbetaling voorkomen?
12 maatregelen om wanbetaling tegen te gaan
Gerelateerde blogartikelen
De laatste trends in credit, risk en data management.