8 tips voor een sterke aanmaning

Wanneer u een aanmaning verstuurt om een betaling te eisen, dan is een brief vaak de meest logische optie. Het effect van een sterk opgebouwde, persoonlijke aanmaning is vele malen groter dan een standaard bericht. Hoe stelt u zo’n effectief mogelijke herinnering op? Welke boodschap zet uw debiteuren echt aan tot betalen? Hoe geeft u duidelijk alle gegevens en vermijdt u overbodige ballast in uw betalingsherinnering? Acht tips:

1. Een duidelijke structuur

Maak een duidelijke indeling volgens inleiding, middenstuk en slot. Begin bij het begin en leg de reden van de aanmaning uit: de klant heeft niet betaald. Het middenstuk bevat alle specificaties rond de niet-betaalde facturen (een overzicht van alle facturen met hun nummer, bedrag en vervaldag). Op het einde spoort u aan tot actie. U meldt hierin ook de gevolgen wanneer de debiteur niet tot betaling overgaat. Denk hier bij aan interest, aanmaningskosten, of een stap naar de rechter. 

2. Een positieve toon

Uw openingszin moet positief klinken. U vergroot hiermee de kans op een positieve reactie. Bijvoorbeeld: "Hiermee wensen wij u te herinneren aan nog openstaande facturen. Zoals afgesproken bevestigen wij hierbij de gemaakte afspraken."

3. Richt u tot een persoon

Uw betalingsherinnering mag niet overkomen als een standaardbrief. Spreek de klant daarom persoonlijk aan, en gebruik de u-vorm. Zorg ervoor dat dit woordje in uw brief meer voorkomt dan ‘ik’. U schrijft immers niet over uzelf. Het gaat om het gedrag van uw klant, die te laat betaald heeft.

4. Kom met harde feiten

Vermijd woorden die verschillend te interpreteren en niet concreet zijn. Denk bijvoorbeeld aan spoedig, dringend, binnen 8 dagen… U bent beter af als u met harde feiten komt die uw punt ondersteunen.

5. Maak een opsomming van alle openstaande facturen

Geef een gedetailleerd overzicht van alle facturen. Zowel de openstaande, als de facturen waarvan de uiterste datum nog niet verstreken is (met factuurnummer, bedrag en vervaldatum). Misschien betaalt de klant deze facturen in één keer mee.

6. Vermeld het aantal aanmaningen niet

Vermeld niet hoeveel dagen de vervaldag overschreden is. Doe ook geen uitspraken over het aantal verstuurde aanmaningen. Een slimme debiteur weet meteen dat hij nog kan wachten op een tweede herinnering, een derde, ... Zo weet hij snel hoeveel tijd hij extra krijgt voordat de maat echt vol is.

7. Formuleer het als een voordeel voor de klant

U vergroot uw kans op betaling wanneer de debiteur ervan overtuigd is dat hij er zelf baat bij heeft. Bijvoorbeeld: "Wanneer uw betaling binnen de voorgestelde termijn is uitgevoerd, kunnen wij verdere bestellingen blijven leveren conform de afspraak."

8. Stuur maximaal 3 keer een aanmaning

De drie brieven hebben allemaal een andere insteek. Hierom hebben ze in vergelijking een iets andere opzet. 

Uit uw eerste brief moet duidelijk blijken dat deze bedoeld is om een betaling te verkrijgen. Toch mag dit bericht niet te streng zijn. De reden van wanbetaling is misschien ‘niet willen’ of ‘niet kunnen’, maar kan soms ook bij u liggen. Bijvoorbeeld wanneer de goederen niet volgens afspraak geleverd werden of beschadigd zijn. In een eerste brief dient u de klant dus aan te moedigen om contact op te nemen bij opmerkingen. Vermijd woorden zoals 'probleem' of 'klacht', want die zijn te negatief geladen. Dreig ook niet meteen met acties en consequenties.

In deze tweede e-mail of brief vraagt u kordater naar de betaling. Uw klant heeft niet gereageerd op de uitnodiging van de eerste aanmaning. Ga er dus vanuit dat er geen vragen of opmerkingen zijn. De basisprincipes van de eerste herinnering gelden ook hier. Beleefdheid staat voorop. Tegelijkertijd moet de klant weten dat u de zaak serieus neemt. Laat wel de dringende wens blijken betaald te worden. Kosten en berekende rentes kunnen in dit tweede bericht worden aangekondigd. 

De derde brief is de allerlaatste schriftelijke aanmaning. De klant moet dit ook duidelijk voelen. Hij moet weten dat serieus bent met uw verzoek. Sla daarom een krachtige toon en taal aan. Herhaal duidelijk welke gevolgen er aan de niet-betaling verbonden zijn. Belangrijk is dat u uw dreigementen kunt- en zult opvolgen, anders ondermijnt u uw geloofwaardigheid. Bereken ook rente en mogelijk een schadevergoeding wanneer dit in uw algemene voorwaarden vermeld staat.

Ontvangt u nog steeds geen betaling?

Dan bent u wellicht niet de enige die een openstaande vordering heeft bij deze debiteur. Aarzel in dat geval niet om het dossier door te geven aan een advocaat of een incassobureau.