UBO

De afkorting UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner, oftewel uiteindelijk belanghebbende. Voor bepaalde (financiële) instellingen, zoals banken, trustkantoren en verzekeraars, geldt de wettelijke plicht om de identiteit van een UBO te achterhalen wanneer zij zakendoen met die partij. 

De achtergrond van deze bepaling is om te voorkomen dat natuurlijke personen met kwade bedoelingen, zoals bijvoorbeeld het witwassen van geld, zich kunnen verschuilen achter een onderneming, stichting of andere juridische entiteit. Van bedrijven wordt dus steeds meer verwacht dat zij weten met wie zij zakendoen. Bedrijven kunnen zo voorkomen dat zij in zee gaan met malafide partijen. 
 
De uiteindelijk belanghebbende van een juridische entiteit is de natuurlijke persoon die:

• een belang heeft van minstens 25 procent in het kapitaal van de rechtspersoon, OF
• minstens 25 procent van de stemrechten kan uitoefenen in een algemene vergadering, OF
• begunstigde is van minstens 25 procent van het vermogen van de rechtspersoon.

Onderzoek naar de UBO is verplicht voor bedrijven die onder de ‘Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme’ (afgekort de ‘Wwft’) vallen. Wanneer u wilt weten of u hieronder valt, verwijzen wij u naar artikel 1a van de Wwft voor een lijst van partijen waarop de wet van toepassing is. Naast banken, trustkantoren en verzekeraars geldt de wet onder meer voor advocaten, notarissen en geldwisselkantoren. 

De Wwft schrijft voor dat een instelling onderzoek doet naar de identiteit van een cliënt, voordat zij een transactie uitvoert of een zakelijke relatie aangaat. Dit zijn de globale stappen die u neemt voor het onderzoek naar de UBO:

Stap 1. Achterhaal de identiteit

Een belangrijk onderdeel van dit onderzoek is het vaststellen en controleren van de identiteit van de UBO. Dit onderzoek wordt het cliëntenonderzoek genoemd en mag risicogebaseerd plaatsvinden. Dit houdt in dat u zelf een inschatting mag maken van de risico’s van een zakelijke relatie of transactie op witwassen en/of financieren van terrorisme.

Stap 2. Doe een compliance check

Wanneer u de identiteit heeft achterhaald, dient u de UBO te screenen om het risico te kunnen inschatten. Staat de UBO bijvoorbeeld op PEP-lijsten, controlelijsten, sanctielijsten of is er negatieve publiciteit? U kunt denken aan: de EU Freeze list, OFAC en de AFM Waarschuwingslijst.

Stap 3. Maak een risico-inschatting

Wanneer u onder de Wwft valt, dient u uw cliënten op basis van objectieve indicatoren in te delen in risicocategorieën, variërend van laag tot hoog. De aard en de omvang van het cliëntenonderzoek mag worden afgestemd op deze risico-inschatting. Hoe lager het risico, hoe minder inspanning er verricht hoeft te worden om dit risico te verminderen.

• Laag risico. Bij een cliënt met een laag risico kunt u volstaan met een vereenvoudigd cliëntenonderzoek, bijvoorbeeld door te vragen naar de identiteit van de UBO en het laten ondertekenen van een zogenaamde UBO-verklaring, waarop uw cliënt de gegevens van de UBO(‘s) noteert. 
• Midden / Hoog risico. Indien een cliënt niet fysiek aanwezig is voor de identificatie, dan is een verscherpt cliëntenonderzoek vereist. Een client is een Politically Exposed Person (PEP) wanneer er aanwijzingen zijn op een hoger risico op terrorismefinanciering of witwassen. In artikel 8 van de Wwft zijn de specifieke eisen voor dit onderzoek nader toegelicht. 

Stap 4. Archiveer op uniforme wijze

Daarnaast is het van belang dat u uw relaties op uniforme en efficiënte wijze toetst en deze informatie consistent archiveert.

In oktober 2013 legde de rechtbank in Den Haag boetes van duizenden euro’s op aan ondernemers die hadden nagelaten de identiteit van hun klanten te controleren. Ook toezichthoudende instanties, zoals De Nederlandsche Bank (DNB) en de Autoriteit Financiële Markten (AFM) controleren streng op de naleving van de Wwft. Om boetes te voorkomen, is het aan te raden een helder beleid op te zetten. Hiertoe kunt u bijvoorbeeld gebruik maken van het 10-stappenplan van GraydonCreditsafe. 
 
Belangrijk is dat u uw inspanningen zorgvuldig en structureel documenteert, zodat u bij een (onaangekondigde) controle kunt aantonen dat u de Wwft naleeft. Vanwege de complexiteit en strenge regels kiezen steeds meer organisaties voor het automatiseren van het proces. 
 
Met de complianceplatform Protect van GraydonCreditsafe kunt u op een snelle, correcte en efficiënte wijze uw klanten screenen op PEPs en sancties. 

Het bestrijden van witwassen en terrorismefinanciering heeft in de loop der jaren grote ontwikkelingen doorgemaakt. In 1991 werd de eerste anti-witwasrichtlijn geïmplementeerd. Inmiddels is de zesde anti-witwasrichtlijn al van kracht. Door de jaren heen zijn de reikwijdte en de preventieve maatregelen toegenomen. Of er een zevende anti-witwasrichtlijn komt is nog niet duidelijk. De Europese Unie spreek nu ook over het opstellen van een algemene anti-witwasregelgeving die direct geldt voor alle lidstaten in de Europese Unie. 

De naleving de Wwft en het vastleggen van de UBO wordt steeds strenger gecontroleerd. Vaak zonder aankondiging. Voldoet u niet aan uw wettelijke verplichtingen, dan riskeert u een forse geldboete, een dwangsom of zelfs strafrechtelijke vervolging. Maar zover hoeft het niet te komen. Download het stappenplan om boetes te voorkomen. 

>> Download hier de whitepaper: Voldoe in 10 stappen snel en efficiënt aan de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)