Waarom is een lage Days Sales Outstanding (DSO) belangrijk?

Days Sales Outstanding (DSO) is een eenvoudige meting van de gemiddelde tijd die ligt tussen het moment waarop u uw factuur verstuurt en het moment waarop u deze betaald krijgt. Een hoge DSO geeft aan dat u traag betaald krijgt, wat een negatief effect heeft op uw cashflow en werkkapitaal. Een hoge DSO is daarnaast een teken van een hoog risiconiveau, tekortkomingen in uw credit management en een riskante klantenportefeuille. Het is dus zaak uw DSO laag te houden. Maar hoe? 

Oorzaken van een hoge DSO

Een hoge DSO kan een aantal oorzaken hebben. Uiteraard kan het aan de klanten liggen, die mogelijk niet op tijd willen of kunnen betalen. Een slecht georganiseerde boekhouding of een ongestructureerd facturatieproces kan echter ook de oorzaak zijn. Als u niet bovenop uw openstaande facturen zit, geeft u de klant alleen maar meer mogelijkheid om (te) laat te betalen. Een derde reden voor een hoge DSO kan liggen aan het soort klanten dat u in de boeken heeft. Zijn dit vooral grote bedrijven, dan is de kans groot dat ze u contractueel hun inkoopvoorwaarden laten ondertekenen – met daarin standaard een lange betaaltermijn. 

De voordelen van een lage DSO

Het grootste voordeel van een lage DSO is dat het werkkapitaal beter kan worden beheerd en benut, waardoor een bedrijf efficiënter kan werken. Een goede DSO is ook aantrekkelijker voor banken, kredietverstrekkers en investeerders. Kredietverstrekkers zullen betere voorwaarden voor terugbetaling bieden, omdat ze weten dat ze geld lenen aan een bedrijf met een effectief krediet- en risicobeheer. Potentiële investeerders en zakenpartners hebben daarnaast meer vertrouwen in bedrijven met een lage DSO. 

Vinger aan de pols

Als uw DSO te hoog is, leidt dat als gezegd tot problemen met uw werkkapitaal en cashflow. In het uiterste geval kan het er zelfs voor zorgen dat u uw eigen rekeningen niet op tijd kunt betalen, waardoor u een domino-effect in uw supply chain veroorzaakt. Zorg daarom voor effectief DSO beheer. Dat begint met het werken met betrouwbare klanten en het implementeren van een systeem voor het monitoren van klanten. In de snel veranderende zakelijke wereld van vandaag kan de financiële gezondheid van een bedrijf snel veranderen. Tegen de tijd dat dit algemeen bekend wordt, kan het voor u al te laat zijn om uw geld of goederen terug te krijgen. 

DSO best practice

Was het verlagen van de DSO voorheen nog een taak van de credit manager, tegenwoordig wordt het samenspel met sales steeds belangrijker. Het sales team kan de credit manager namelijk helpen bij het selecteren van betrouwbare klanten en het vervolgens monitoren van hun (financiële) betrouwbaarheid. Helaas zijn credit management en sales van nature meestal niet de beste vrienden binnen een bedrijf. Om de samenwerking toch te stimuleren, is het belangrijk dat u uw sales team op de hoogte brengt van de kredietbehoeften van uw bedrijf en van de rol die verkoop daarin speelt. Als uw sales medewerkers verantwoordelijk zijn voor het onderhouden van een nauwe relatie met klanten, geeft ze dat de ultieme gelegenheid om credit management te informeren als een bedrijf in zwaar weer komt - ruim op tijd om adequaat te kunnen reageren. 

Wat kunt u doen?

Als u merkt dat uw DSO stijgt, is het belangrijk zo snel mogelijk actie te ondernemen. Problemen met de DSO kunnen bijvoorbeeld veroorzaakt worden door tekortkomingen in uw incasso-systeem. Als u deze niet vroegtijdig oppakt, kunnen ze escaleren. Weet u niet waar u moet beginnen om uw DSO aan te pakken? Start dan eens met het segmenteren van (te) late betalers, zodat u wellicht trends kunt ontdekken in de branche, grootte of geografische spreiding van deze bedrijven. Ga na of bredere (wellicht economische?) problemen van invloed zijn op hun supply chain of dat late betaling gangbaar is in hun eigen branche. Als u dit soort zaken inzichtelijk heeft, kunt u gericht actie ondernemen - bijvoorbeeld door het verscherpen van betalingstermijnen of door uw finance afdeling meer aandacht te laten besteden aan betalingen in bepaalde segmenten. Finance medewerkers kunnen voor bepaalde segmenten bijvoorbeeld vlak voor de betaaltermijn afloopt bellen ter herinnering. Of ze kunnen er direct bovenop zitten als de betaling ook maar een dag te laat is. Daarnaast kunt u overwegen een extern bedrijf in te huren om uw krediet-, risico- en betalingsprocessen te evalueren, zodat u zeker weet dat uw financiële systemen goed zijn geïntegreerd en optimaal functioneren.

Een gezonde benadering van de DSO

Sommigen beweren dat de DSO als tool niet volmaakt is, omdat gemiddelden worden scheefgetrokken door extremen van zéér snelle en zéér trage betalers. Toch is het een waardevol hulpmiddel, omdat effectief DSO management (ongeacht de onvermijdelijke late betalers die er altijd zullen blijven) uiteindelijk altijd leidt tot een lagere DSO. Het met een paar dagen verlagen van uw DSO kan uw cashflow al aanzienlijk verbeteren en kan u aantrekkelijker maken voor kredietverstrekkers en investeerders, waardoor u toegang krijgt tot meer en nieuwe mogelijkheden om te groeien. 

Meer informatie? Download hier ons ebook.

8 Tips voor een effectieve aanmaning