5 Tips voor telefonisch debiteurenbeheer

Telefonisch debiteurenbeheer is een van de minst favoriete kanten van zakendoen. Toch is het ook een van de belangrijkste: wanneer het geld niet binnenkomt, zijn alle inspanningen van de rest van het bedrijf, van de verkoper tot de verzender, voor niets geweest.

Houd dat in gedachten als u weer eens een onwillige debiteur aan de lijn hebt die “de factuur nooit gezien heeft”, “het geld eind van de week zal overmaken”, “de producten nooit heeft ontvangen” of andere smoezen in uw oor fluistert. 

Om deze telefoontjes ook plezierig voor u te houden volgen hier een aantal tips van professionals waarmee u goed uit de voeten kunt:

1. Automatiseer uw aanmaningen
   Bij het versturen van de factuur is het belangrijk om bij het afsluiten van de opdracht de overeengekomen betalingstermijn duidelijk aan te geven. Een strikt en consequent beleid ten aanzien van het versturen van aanmaningen versterkt uw positie wanneer u telefonisch moet aanmanen. Dus: drie dagen na overschrijding een eerste aanmaning en ook een tweede aanmaning geautomatiseerd erachteraan. 
    
2. Ga niet in discussie
   Discussies over het waarheidsgehalte van de uitvluchten van de klant moet u niet (willen) aangaan. Het blijft een klant, de klantrelatie moet u niet verstoren en de aard van de smoes doet er ook helemaal niet toe. Het is belangrijk dat u de klant zover krijgt dat hij nu wel gaat betalen. Denk dus mee in plaats van de strijd aan te gaan.
    
3. Wees goed voorbereid
   Zorg dat u, wanneer u de telefoon pakt, alle informatie op uw bureau heeft liggen. Zo wordt u niet verrast door allerlei tegenwerpingen als: “ik weet het opdrachtnummer niet meer”, “volgens mij klopt het bedrag niet” of “de betalingstermijn was toch 60 dagen?” Door de informatie paraat te hebben kunt u vriendelijk, doch resoluut, duidelijkheid scheppen.
    
4. Praat met de juiste persoon 
   Ik heb ooit gewerkt bij een bedrijf wat in betalingsmoeilijkheden zat en een van de trucs om lastige leveranciers op afstand te houden was niet aanwezig te zijn. De secretaresse of een collega kan de boodschap wel aannemen, maar dat geeft de persoon in kwestie weer de gelegenheid tijd te rekken. In het gunstigste geval wordt u een dag later teruggebeld, maar vaak komt het erop neer dat u na een aantal dagen weer zelf moet bellen. Hierdoor wordt nodeloze vertraging opgelopen. En dat wilde u nou net voorkomen!
    
5.  Maak geen verwijten en blijf in contact
   Ondanks dat de klant u geld kost is het belangrijk dat de relatie goed blijft. Door in gesprek te blijven komt u eerder achter de ware reden van wanbetaling en dat kan op den duur heel belangrijk zijn. Wanneer u bijvoorbeeld als een van de eersten ontdekt dat uw afnemer echt in moeilijkheden zit, heeft dat consequenties voor uw hele bedrijf. Toekomstige leveranties, andere facturen of marketinginspanningen kunnen bijtijds worden aangepast zodat de schade voor u beperkt blijft.