Niets is vervelender dan een klant die niet betaalt. Als u geluk heeft krijgt u de verantwoordelijke aan de lijn, maar dan bent u er nog niet. Zeker nu de cashflow van veel organisaties nog onder druk staat, worden de smoezen van uw debiteuren steeds creatiever. Lees de top 10 debiteuren smoezen en hoe u hiermee om kunt gaan.
Wanneer uw klant aangeeft dat hij of zij de factuur nooit heeft ontvangen, controleer dan eerst het adres en andere relevante gegevens. Zijn deze correct? Stuur dan een kopie van de factuur naar de klant per email. Dezelfde dag nog, want timing is everything. Vergeet niet om direct betalingsafspraken te maken. Bent u meer op zoek naar een structurele oplossing voor onbetaalde facturen omdat dit argument vaak wordt gebruikt? Overweeg dan eens elektronische facturatie.
Vaak gebruikt een klant dit argument. Zij kunnen momenteel niet betalen want zijn of haar klant heeft ook niet betaald. Dit is erg vervelend, maar niet relevant voor u. Focus u op uw eigen gemaakte betaalafspraken. Een gepaste reactie om op deze smoes te geven:
"Meneer de Groot, ook wij doen alles om ook onze klanten tijdig te laten betalen. Daarom bel ik u. Wij hebben onlangs een training telefonisch incasseren gevolgd en dat heeft daadwerkelijk effect gehad op de betaaltermijn van onze klanten. Voor wat betreft deze factuur, samen hebben we een betaaltermijn van 30 dagen afgesproken. En dus vraag ik u ervoor te zorgen dat nog deze week het bedrag op onze rekening staat.”
Wanneer uw klant niet betaalt omdat hij/zij niet tevreden is over de geleverde kwaliteit, wijs de klant dan op de klachtentermijn die u hanteert. Laat merken dat u het jammer vindt dat de klacht niet vroeger gemeld is. Wanneer u de klacht in twijfel trekt, onderzoek dan of deze terecht is of niet bij uw accountmanager.
Wanneer uw klant de schuld afschuift op de afwezigheid van de accountant, leg dan de verantwoordelijkheid bij de brenger van de boodschap door het stellen van vragen als: “Wat stelt u voor om het probleem op te lossen? Hoe kunnen we ervoor zorgen dat de factuur alsnog betaald wordt?”
Het ontbreken van een PO-nummer is een voorbeeld van incorrect factureren; wanneer uw standaard procedures hanteert, zullen dit soort fouten minder snel voorkomen. Koppel onmiddellijk terug naar uw crediteurenafdeling en leg hen uit dat een factuur volledig ingevuld moet zijn.
Wanneer een klant die doorgaans altijd op tijd betaalt dit argument gebruikt, zal dit ongetwijfeld waar zijn. Maak in dit geval strikte betaalafspraken voor in de toekomst, of stel voor dat de klant betaalt in termijnen. Wanneer dit een nieuwe klant betreft, adviseren wij om onmiddellijk alle volgende verkopen op krediet te blokkeren en te vermijden.
Wijs de klant op het feit dat systemen manueel ingevuld kunnen worden. Wijzigingen zijn meestal wel mogelijk, en zo ook manuele betalingen. Is er geen aanpassing mogelijk? Houd hier dan rekening mee tijdens het facturatieproces en vraag naar de exacte betaaldatum, zodat u de volgende keer wel op tijd betaald krijgt.
Wanneer u onderling andere betaalafspraken hebt gemaakt met de klant als dat de accountant nu vertelt, koppel dan terug naar degene waarmee u de afspraak heeft gemaakt. Kom op voor uw eigen belang en accepteer afwijkende betalingstermijnen niet te snel. Dat doet u ook niet in privé situaties.
In dit geval kunt u het beste onmiddellijk overgaan op het maken van concrete betaalafspraken: hoe, door wie en wanneer zal de factuur dan wel betaald worden?
De belofte dat de klant de situatie zo snel mogelijk op orde zal brengen is een uitspraak die u niet veel zekerheid biedt. Bedank de klant voor de belofte, maar vergeet niet concrete betaalafspraken te maken over het betalen van vergeten factuur.
Bekijk hier onze handige cheat sheet voor het reageren op debiteurensmoezen.
Whitepapers
De laatste best practices in credit, risk en data management.
Instrumenten om debiteurenrisico te verkleinen
Beperk uw debiteurenrisico.
Maatregelen om wanbetaling te voorkomen
Reduceer wanbetaling.
Gerelateerde blogartikelen
De laatste trends in credit, risk en data management.