Als u in uw incasseertraject aanmaningen hebt opgenomen is het belangrijk dat ze effectief zijn. Het valt me op dat in praktijk veel bedrijven standaard aanmaningen hebben opgenomen die met een aantal aanpassingen veel effectiever kunnen zijn. Stuurt u ook aanmaningen? Lees deze tips om uw aanmaningen inhoudelijk te verbeteren.
Maak het de debiteur gemakkelijker. Een onduidelijke aanmaning waarbij de debiteur moet uitzoeken waarover de aanmaning inhoudelijk gaat kost tijd? Het gevolg: De betaling zal pas later bij u binnenkomen. Specificeer het saldo van de levering op de aanmaning zodat het duidelijk wordt waar de aanmaning naar refereert.
Vaak bevatten aanmaningen een te vrij interpreteerbaar betalingstermijn. Een voorbeeld: ‘’Wij verwachten uw betaling binnen 14 dagen’’. Deze betaaltermijn is vrij te interpreteren; het is hier onduidelijk of het gaat om werkdagen, alle weekdagen, datum van binnenkomst enzovoorts, wat onderling voor veel verwarring kan zorgen. Beter is om een concrete datum te benoemen.
Benoem de sanctie voor de debiteur. Benoem alleen de sanctie die u ook daadwerkelijk gaat uitvoeren. Loos dreigen met sancties die u niet gaat uitoefenen heeft geen enkel nut.
Bij een incasseer traject waarbij meerdere aanmaningen worden verstuurd is het belangrijk dat er een vorm van escalatie is. In de praktijk zie ik vaak een eerste “strenge” aanmaning en in de tweede aanmaning is opeens een hele ruime betaaltermijn opgenomen. Laat de striktheid per aanmaning escaleren om de essentie van de aanmaningen te weerspiegelen.
Een absolute afrader wat de effectiviteit van uw aanmaning negatief kan beïnvloeden is het benoemen om de hoeveelste aanmaning het gaat. Bovenaan de aanmaning de tekst “ Eerste aanmaning” plaatsen laat de debiteur geen noodzaak voelen om actie te ondernemen; hij kan rustig op de tweede wachten gezien deze nog gaat volgen. Eindigen met de tekst “Mocht deze brief uw betaling hebben gekruist dan kunt u deze brief als niet verzonden beschouwen” is ook af te raden als u de effectiviteit van uw aanmaning hoog wilt houden.
Een standaardbrief werkt niet voor iedere debiteur. Veel aanmaningen komen bij de debiteur op de grote stapel met brieven, vaak ongeopend. Zorg ervoor dat u opvalt. Meet het betaalgedrag van je debiteuren en de effectiviteit van uw aanmaningen. Maandelijks terugkomende, niet-betalende debiteuren dienen anders aangepakt te worden.
Whitepapers
De laatste best practices in credit, risk en data management.
B2B e-commerce gamechanger
Mis geen omzet meer in het weekend en in de avonduren.
Is uw bedrijf financieel gezond?
5 kengetallen die impact hebben op uw kredietwaardigheid.
Gerelateerde blogartikelen
De laatste trends in credit, risk en data management.