Klantacceptatie

Klantacceptatie

Accepteert u een klant of niet? Waar baseert u deze keuze op? Alles over klantacceptatie leest u in deze wiki.

Wiki

Wat is klantacceptatie?

Accepteert u een klant of niet? Daar gaat het om bij klantacceptatie. Het houdt in dat u intern goed weet welke klanten bij uw bedrijf passen. Niet alleen de klant kiest zijn leverancier. Ook u als leverancier kiest uw klanten.

Bedrijven moeten niet alleen aandacht hebben voor een zo hoog mogelijke omzet. Ze moeten zich ook richten op de werving van goede klanten. Om u bij de selectie te helpen, kunt u een beroep doen op een informatieleverancier, zoals GraydonCreditsafe.

Waarom is een goede klantacceptatie belangrijk?

Goede klantacceptatie is belangrijk om wanbetalers te vermijden. Stel dat één of meerdere klanten een factuur van €10.000 niet betalen en u een marge van 5% heeft. Dan moet u al meteen €200.000 extra omzet halen om dit te kunnen compenseren. En dat bedrag stijgt naarmate uw marge kleiner wordt. Bedraagt uw marge maar 2%, dan moet u al voor €500.000 extra verkopen.

Bovendien stopt het daar niet. Het opvolgen van wanbetalers vraagt veel meer tijd dan het opvolgen van correcte afnemers. Kunt u dat vermijden, dan kunt u meer tijd maken voor het werven van nieuwe klanten.

Gaat het om een grote wanbetaling, dan kan die u zelfs in de problemen brengen. Als u geen geld ontvangt van uw klanten, moet u andere middelen zoeken om uw eigen leveranciers te betalen. Daarom moet u alleen een betalingsuitstel verlenen aan klanten die dat waard zijn. 

Hoe pikt u goede klanten eruit?

Een belangrijke bron van informatie is de jaarrekening van het bedrijf waarmee u zaken wilt doen. Daaruit kunt u afleiden of de onderneming financieel gezond is of niet. Het nadeel hiervan is dat het beeld al snel een halfjaar of meer oud is op het moment dat het gebubliceerd is. 

Daarom kunt u de jaarrekening aanvullen met een kredietrapport, waarbij u de situatie bij uw doelbedrijf kunt vergelijken met die van de sector waarin het bedrijf opereert. Bovendien krijgt u een kredietscore. Deze geeft een indicatie van de waarschijnlijkheid waarmee u effectief zal worden betaald. En u krijgt zicht op de bedrijfsleiding. Zijn ze nog in andere bedrijven actief? Waren ze eerder betrokken bij een faillissement?

De gegevens zijn zowel beschikbaar voor binnenlandse doelbedrijven als voor ondernemingen uit het buitenland

Welke valkuilen moet ik vermijden?

Let op met de interpretatie van kredietrapporten. Hoge leveranciersschulden bij een doelbedrijf kan op uiteenlopende oorzaken wijzen. Enerzijds kan het zijn dat een klant veel krediet geniet bij zijn leveranciers en dat hij lange betalingstermijnen kon onderhandelen. Anderzijds kunnen dezelfde cijfers erop wijzen dat het doelbedrijf niet wil of kan betalen.

Daarom kunt u de jaarrekening van het bedrijf aanvullen met een overzicht van de betaalevolutie van uw doelbedrijf, voor het beste resultaat. Betaalt het stipt of steevast te laat? Is er verbetering te bespeuren of verslechtert de moraal?

Welke 8 stappen moet ik volgen bij het accepteren van klanten?

Commerciële mensen willen uiteraard zoveel mogelijk verkopen. Probeer ze toch even in toom te houden. Voordat ze op pad gaan om potentiële klanten te bezoeken, is het handig om uw vertegenwoordigers de financiële informatie te geven over de betrokken partij. Hierbij kunt u meteen aangeven hoe ver ze mogen gaan met hun offertes. Of omgekeerd: ze kunnen het toekennen van een betalingsuitstel gebruiken als een extra verkoopargument.

Wanneer u wordt benaderd door een potentiële klant, dan kunt u bij het ontvangen van de offerteaanvraag een pauzemoment invoeren om de kredietwaardigheid van de klant na te trekken. Het al dan niet toekennen van betalingsuitstel maakt uiteindelijk deel uit van het aanbod.

Volg de volgende 8 stappen bij het accepteren van klanten:

  1. Stel criteria op waarmee u klanten beoordeelt en selecteert. Beoordeelt u de klanten op basis van financiële criteria? Op basis van het type bedrijf? Of op basis van sector, grootte, bedrijfsleider, etc.? Zorg ervoor dat intern iedereen volgens deze criteria werkt.
  2. Leer uw prospecten beter kennen op basis van uw gestelde criteria. Stel in een gesprek voldoende gerichte vragen om informatie te verkrijgen waarop u uw oordeel kunt baseren. Check de kredietwaardigheid, de financiële situatie en de mensen waarmee u een contract zal afsluiten.
  3. Besluit of u met iemand zaken doet of niet. U kunt de beslissing ook door een systeem laten doen.
  4. Bespreek klanten waarover u twijfelt met collega’s van andere diensten.
  5. Deel alle informatie met uw vertegenwoordiger, voordat die bij de prospect of klant binnenstapt.
  6. Segmenteer, behandel niet alle klanten hetzelfde. 
  7. Doe uw voorstel en wijk niet af van uw algemene voorwaarden.
  8. Accepteer de klant wanneer hij aan uw voorwaarden klant wil zijn.
Het klantacceptatieproces zit er hiermee op. Wel mag de aandacht niet verslappen na het eerste onderzoek. Het blijven monitoren van uw klanten is belangrijk. Wie vandaag een goede klant is, kan morgen een betalingsrisico vormen. Hiervoor biedt automatisering een oplossing.
Hoe kunt u de klantacceptatie automatiseren?

Voor bedrijven met veel klanten zal het wellicht onmogelijk zijn om alles met de hand bij te houden. Automatiseren biedt dan een oplossing. Via het koppelen van eigen informatie in uw CRM-systeem aan gegevens die GraydonCreditsafe online aanlevert, kunt u meteen een score berekenen die de kredietwaardigheid van de potentiële klant aangeeft.

Hoe betrouwbaar zijn jonge bedrijven als klant?

Het werken op basis van kredietrapporten is het meest relevant voor potentiële klanten met een voldoende groot track record. Voor nieuwe ondernemingen die nog geen bewezen cijfers hebben, is dat moeilijker. Het kan echter handig zijn om tijdig leverancier te worden van een jong bedrijf om zo concurrenten voor te zijn. 

Let daarbij wel op met een onevenwicht in uw klantenportefeuille. Want jonge bedrijven gaan sneller over de kop dan gevestigde ondernemingen, leert de ervaring. Hou deze groep dan ook beperkt in uw totale klantenbasis.

Voor jonge dochterbedrijven van een internationale groep geldt dan weer dat u in contracten de waarborg van de moedermaatschappij kunt vragen.

Download het handboek voor de moderne creditmanager

De rol van creditmanagement verandert. Zo groeit creditmanagement van reactief naar proactief, wordt winstoptimalisatie steeds belangrijker en heeft (big) data steeds meer invloed op de werkprocessen. Hoe weet u welke klant u wel en welke u beter niet kunt accepteren? Dit handboek helpt u op weg naar modern creditmanagement.

Download hier uw handboek en leer nog meer over klantacceptatie

Sparren over klantacceptatie met één van onze consultants?

Ontdek wat een geautomatiseerd klantacceptatieproces voor uw bedrijf kan betekenen.