De DSO-ratio (Days Sales Outstanding) verwijst naar het gemiddelde aantal dagen dat een bedrijf nodig heeft om een factuur betaald te krijgen na de verkoop van producten of diensten. Het wordt uitgedrukt in het aantal dagen dat een vordering gemiddeld uitstaat tot het moment van betaling. Hoewel er ook kritiek is op de DSO, wordt er door veel bedrijven per kwartaal of jaarlijks gekeken naar deze ratio.
Vaak is de creditmanagementafdeling belast met het managen en verbeteren van de DSO. Een lage DSO betekent dat een bedrijf kort op de bal speelt en snel facturen int. Een hoge DSO laat zien dat een bedrijf langer nodig heeft om geld te incasseren en klanten voorziet van leverancierskrediet. Dit kan een bewuste keuze van een organisatie zijn, maar vaak duidt een hoge DSO op een minder effectief debiteurenbeleid en een risicovolle klantenportefeuille.
Een hoge DSO wordt veroorzaakt door:
Een hoge DSO wordt vaak veroorzaakt door slecht betalende klanten. Wanbetaling is over heel de wereld een serieus probleem, waar veel bedrijven dagelijks mee te maken krijgen. Toch is niet elke organisatie zich bewust van de negatieve gevolgen, die een paar dagen of weken later betaald krijgen met zich mee brengen. Te laat betaald krijgen kost bedrijven namelijk veel geld. Iedere euro die vastzit in achterstallige facturen, is een gemiste investering.
Er zijn verschillende manieren om uw DSO te verlagen en afschrijvingen te voorkomen:
1. Zakendoen met kredietwaardige bedrijven:
Door vooraf informatie op te vragen door middel van een kredietrapport over het betaalgedrag en de financiële positie van klanten en prospects, kunnen bedrijven voorkomen dat zij zakendoen met wanbetalers.
Meer dan de helft van het MKB en het overgrote deel van de corporate bedrijven, controleert de kredietwaardigheid van (nieuwe) klanten. Dit percentage is de afgelopen jaren sterk toegenomen door het groeiend aantal faillissementen. Op deze manier verkleinen bedrijven het risico van niet of te laat betalen én dragen zij bij aan hun eigen winst.
Bij kleine klantportefeuilles biedt Excel genoeg mogelijkheden om het debiteurenbeheer gestructureerd uit te voeren, zoals het indelen van klanten in een risicomatrix. Zodra het aantal klanten stijgt, maken veel bedrijven gebruik van creditmanagementsoftware om het creditmanagementproces meer te automatiseren.
2. Het tijdig incasseren van openstaande posten:
Ook kan een bedrijf haar DSO verbeteren door een goed doordacht factureringsproces.
Dit begint bij het op papier zetten van heldere betaalafspraken met de klant, het op tijd en goed factureren tot aan een duidelijk opvolgbeleid als de klant niet heeft betaald.
Voor meer tips over het verbeteren van het factureringsproces, lees dan 12 maatregelen om wanbetaling te voorkomen.
3. Kredietverzekering
Grote bedrijven of bedrijven met grote klanten verzekeren zich tegen wanbetaling door middel van een kredietverzekering. Wanneer een klant in de financiële problemen komt, krijgt de leverancier alsnog een deel van de factuur vergoed. Kredietinformatie en een kredietverzekering zijn goed naast elkaar te gebruiken.
Er bestaan verschillende methoden om de DSO te berekenen.
Standaard methode:
Debiteurensaldo einde maand
-------------------------------------------- x 30 = Gemiddelde betaaltermijn in dagen
Maandomzet
Snelle inventarisatie:
Debiteurensaldo
-------------------------------------------- x 30 = Gemiddelde betaaltermijn in dagen
( Jaaromzet / 12 )
Hoewel de DSO-ratio door veel bedrijven wordt gebruikt, is er ook kritiek op de DSO als graadmeter voor bedrijfsprestaties. Zo beargumenteert men dat de DSO alles op een hoop gooit: het is het gemiddelde van grote en kleine bedragen, ‘goede’ en ‘slechte’ betalers en korte en lange (afgesproken) betaaltermijnen. Omdat er geen koppeling wordt gemaakt met de financiële gezondheid van de portefeuille, kan het DSO-cijfer snel veranderen. Hierdoor kan de DSO soms een te positieve, of juist een te negatieve uitkomst hebben. Er is geen garantie dat een klant die vandaag op tijd betaalt, dat morgen ook zal doen.
De DSO heeft een duidelijke alarmfunctie: het signaleert afwijkingen in de dagelijkse routine van uw klant. Er zijn ook andere manieren om die afwijkingen op te merken. Deze manieren passen bij de veranderende rol van de creditmanager. Wilt u meer weten over modern creditmanagement? Lees dan het handboek voor de moderne creditmanager.